Audit en secrétariat

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Analyse

Comment évaluer le niveau de fonctionnement d'un secrétariat ?

• Définir chacune des tâches effectuées dans le cadre de ce secrétariat
• Préciser les tâches afférant à chaque personne
• Evaluer le profil de chacune des personnes participant au secrétariat afin d'appliquer une technique de « Knowledge Management », soit « les meilleures compétences au meilleur endroit » quels que soient les diplômes ou positions déjà établies. Ceci en écoutant et en analysant aussi les attentes et récriminations de chacun, car rien ne fonctionnera au meilleur de ses possibilités sans l'adhésion, la motivation et l'implication de chacun.
• Réfléchir à des techniques systématiques de fonctionnement afin d'améliorer la cohérence chronologique et la simplification des tâches. Pour ensuite organiser la distribution et l'implémentation de ces tâches. >>Haut de la page

Proposition d'amélioration en concertation<

Sur base d'un rapport d'analyse clair et précis, offrant:

• une vue globale des points forts et des points faibles
• des propositions d'améliorations concrètes
• une redistribution éventuelle des tâches
• de nouvelles procédures visant à simplifier et rentabiliser les tâches

Nous établissons une réunion de concertation entre les intervenants:

• le patron et le consultant
• dans le cas où plusieurs personnes sont impliquées dans les tâches de secrétariat, ces personnes sont entendues pour leurs commentaires sur la mise en place de la nouvelle structure

Il peut s'avérer que la personne en place ne soit pas le profil idéal pour cette position. Nous pouvons alors effectuer le recrutement et la sélection adéquate, en interne ou en externe à votre demande, en confortant nos choix par le biais d'analyses graphologiques.

Concrètement

1. La phase d'analyse prend environ 15 jours
2. Les propositions d'amélioration prennent une semaine.
3. Si un recrutement en interne ou en externe s'impose, selon les ressources on fixera le délai pour cette tâche particulière.

L'implémentation demandera environ 5 semaines.
Pendant ces deux mois, le consultant fournit lui-même le travail de secrétariat en place pour mieux en appréhender l'analyse et assurer l'implémentation des nouvelles techniques et la formation du personnel en place.>>Haut de la page

La sélection de personnel

La sélection du personnel adéquat se fera en sus du travail quotidien de secrétariat.
Deux solutions sont proposées:
La première:

• mise d'annonces et pré-sélection des candidats
• analyse graphologique succincte pour dégrossir les candidatures reçues
• interviews et tests de compétences
• présentation des candidats potentiels
• choix sur base d'une analyse graphologique approfondie ou sur décision seule du responsable de l'entreprise

La seconde:

• faire appel à une société d'intérim
• évaluer la personne intérimaire pendant sa formation

Conclusions

Nous mettons à votre disposition:

• un secrétariat temporaire rapide et efficace
• une analyse de vos besoins
• une mise en place de techniques de travail performantes en support à une organisation bien huilée
• la sélection d'un personnel dont le profil correspondra de manière précise aux tâches demandées. >>Haut de la page